凡属心理健康教育与咨询中心的各种门类载体的资料（学生心理档案、心理测试量表、心理测试结果和其他相关文字资料、录像、缩微胶卷和磁带等）都由心理健康教育与咨询中心统一管理。
一、归档范围
（一）学生心理咨询相关记录表（包括个别咨询记录表、个别咨询转介记录表、个别咨询效果调查表及统计结果）。
（二）心理健康教育活动相关文件（包括策划书、组织方案、通讯稿等资料）
（三）团体辅导相关文件（包括团体辅导协议书、团体辅导报名表、团体辅导效果反馈调查表）。
（四）心理测试结果及报告。
（五）学生心理咨询、心理健康教育活动相关电子、声像资料。
（六）各类上级通知。
二、归档要求
（一）学生心理咨询文字材料，由心理咨询中心指定专门管理人员负责收集、积累整理编号归档，管理人员要认真负责，严格遵守相关保密规定。
（二）存储电子文件的载体或装具应贴有标签，标签上应注明主要内容和存入日期等放入相应档案袋并附上《归档电子文件登记表》，归档后的电子文件的载体应设置成禁止写操作的状态。
三、归档时间
（一）学生心理咨询相关记录表在每学期咨询结束至该学期结束时间段内，将应归档的文字材料整理编号经心理咨询中心主任审定后，以时间段为单位（一个学年为一个时间段）统一放入档案资料柜。
（二）各项管理工作中形成的文件，应在每学期结束前将应归档的文件归档存放。
（三）声像文件材料应在各项活动后，整理好随时归档，每学期结束前将各类声像文件材料刻录备份，编号统一放入档案资料柜。
（四）学生心理档案应按规定年限完好保存。
四、归档份数
（一）学生心理咨询记录表和转接记录表存放文件为原始文件一份，个别咨询效果调查表存放文件为原始文件一份，统计结果作为电子文档资料存放。
（二） 其他心理健康教育活动档案（包括心理健康活动、团体辅导等相关资料）存放文件均为原始文件一份，效果调查表统计结果（包括心理健康活动、团体辅导效果反馈调查表统计结果）作为电子文档资料存放。
五、移交手续
移交文件材料或档案要办理移交手续，移交材料清单一式二份双方签字后各保存一份存查。
档案提取查阅制度
一、由于咨询需要必须再次提取学生心理咨询相关记录表，须经心理咨询中心主任批准，按规定填写《心理咨询记录提取登记表》，方可提取。
二、外单位人员查阅心理咨询档案外的其他档案材料，需凭证明并经心理咨询中心主任批准，按规定填写《心理咨询中心一般档案查阅登记表》，方可借阅。
三、原始档案原则上不得外借，仅限室内查阅。
四、查阅档案材料，不得在原件上添划、涂改或拆散、折叠损坏档案，违者严肃处理。
五、未经心理咨询中心主任批准，不得复制、复印咨询中心的档案材料。
档案存放管理制度
一、档案分类存入档案柜。
二、放置档案柜室内严禁吸烟和堆放杂物。
三、档案柜、箱须放置防虫剂。
四、室内须保持清洁卫生，并配有遮阳设施。
档案保密制度
一、学生心理咨询内容属于最高级（道德级）保密，应严格遵守党和国家有关保密工作的法律、法规、制度。
二、查阅档案资料，未经咨询中心主任批准，不得带离。
三、非档案管理人员，不得随便提取档案资料。
四、除了心理咨询员、心理咨询中心主任及心理辅导员以外，学校任何其他人员包括班主任、任课教师和辅导员等，都无权查看学生心理档案材料。
五、在心理咨询工作中，一旦发现来访者有危害自身和他人的情况，必须采取必要措施，防止意外事件发生（必要时应通知有关部门或家属），但应将有关信息的暴露程度限制在最小范围内。
六、发生失密、泄密和档案被盗事件时，要立即报告主管领导、保密或保卫部门，当事者要写出书面报告。